Vratky · opravné doklady
Retino × Fakturoid:
potvrzená vratka do kontrolovaného dobropisu
Zboží se vrátilo, případ v Retinu je vyřízený, ale účetní stále hledá původní fakturu a rozhoduje, co opravit?
Prověříme jeden tok až po interním schválení skutečně přijaté vratky: dohledání faktury, kontrola vrácených položek, částek a DPH, potom neodeslaný opravný doklad nebo dohledatelná výjimka pro účetní. Nejde o hotový konektor ani automatickou refundaci.
Popsat jednu vratkuOvěřovaný tok
Stav vratky není účetní rozhodnutí
Změna vratkového případu ani webhook samy neurčují, zda má vzniknout opravný doklad. Nejdřív musí být jasné, co bylo skutečně převzato, jaká částka se schválila a která faktura se opravuje.
Která faktura?
ID objednávky může pomoci při hledání, ale vazba na konkrétní fakturu musí být ověřená, ne odhadnutá ze jména zákazníka.
Částečná vratka
Vrácená položka, schválená částka a sazba DPH se musí posoudit proti původnímu dokladu, zvlášť při částečné vratce.
Opakovaná událost
Opakované doručení události ani další změna případu nesmí bez kontroly vytvořit druhý opravný doklad.
Nejdřív prověříme data a současné možnosti
Retino nabízí webhooky a Fakturoid pracuje s opravnými doklady navázanými na původní fakturu. Z veřejné dokumentace ale nevíme, zda konkrétní schválení a potřebné údaje přicházejí v klientském Credit Note Webhooku. Pokud vhodný konektor či nastavení již funguje, dostane přednost.
- Kdo potvrzuje přijetí zboží, rozsah vratky a účetní částku
- Jak objednávka jednoznačně odkazuje na původní fakturu
- Které položky, sazby DPH a oprávnění jsou skutečně dostupné
- Kdo rozhoduje nejasné párování, duplicity a částečné vratky
Jeden omezený postup, ne automatické účtování
Začneme jedním konkrétním typem vratky a porovnáním existujícího procesu s přístupnými daty. Teprve pak určíme, zda je kontrolované předání technicky a účetně vhodné.
Schválení mimo webhook
Určíme interní stav, který opravdu znamená převzetí a schválení opravy. Pouhá aktualizace ticketu ani vznik refundace nestačí.
Vazba na původní doklad
Ověříme identifikátor případu a objednávky, zákazníka a schválené položky proti jedné původní faktuře. Při nejasné shodě se nesmí pokračovat automaticky.
Neodeslaná oprava
U jednoznačného případu lze po potvrzení účetních pravidel navrhnout přípravu neodeslaného opravného dokladu s vazbou na fakturu. Jeho odeslání ani bankovní vrácení peněz do toku nepatří.
Výjimka pro účetní
Rozdíl částek, sazeb DPH, duplicita nebo chybějící původní faktura zůstanou dohledatelné pro rozhodnutí člověka.
Časté otázky
Stačí událost „ticket.updated“ k vytvoření dobropisu?
Ne. Potřebujeme zvlášť potvrzený účetní okamžik a ověřené položky, částku i původní fakturu. Podoba tohoto schválení závisí na konkrétním nastavení Retino.
Vrátí se zákazníkovi peníze automaticky?
Ne. Bankovní refundace, automatické odeslání opravného dokladu a účetní schválení bez člověka nejsou součástí popsaného toku.
Není na to již konektor?
Existují další integrační cesty, například Retino → POHODA přes Dativery. Pro vaši kombinaci nejprve prověříme dostupné konektory a nastavení; vlastní řešení doporučíme jen pro konkrétní nepokryté pravidlo či výjimku.
Je řešení hotové a kolik stojí?
Nejde o hotový konektor. Cenu určí až prověření schválení, vazby faktur, oprávnění, daňových pravidel, testování a řešení nejasností. V prvním kontaktu neposílejte přístupy ani citlivá data.
Související, ale jiný okamžik
Řešíte změnu objednávky místo potvrzené vratky?
Storno nebo změna objednávky v e-shopu je jiný zdroj rozhodnutí než člověkem potvrzená vratka v Retinu. Pro tyto situace jsou samostatné stránky Shopify × Fakturoid a Shoptet × Fakturoid.
Dohledáváte faktury po schválení vratek ručně?
Popište jednu typickou nebo problematickou vratku, místo schválení a jak dnes hledáte původní fakturu. Nejdřív prověříme nejmenší bezpečný další krok.
Popsat jednu vratku