Integrace expedice a účetnictví
ZÁSILKOVNA ×
POHODA
Když účetní dohledává dobírky ručně nebo se údaje pro expedici nepřenášejí tak, jak váš provoz potřebuje.
Prověříme, kde se data ztrácejí, chybně přenášejí nebo kde vznikají výjimky. Potom navrhneme nejmenší rozumný další krok — správné nastavení, opravu stávajícího propojení nebo vlastní doplnění procesu.
Co společně prověříme
Kdy má smysl řešit propojení na míru
Standardní doplněk nebo export může být správná volba. Individuální práci má smysl řešit až ve chvíli, kdy běžné řešení nepokrývá váš konkrétní proces nebo vytváří další ruční práci.
Dobírky se dohledávají ručně
Účetní kontroluje vyplacené zásilky, hledá odpovídající doklady nebo řeší rozdíly mezi dobírkou, výplatou a poplatkem přepravce.
V objednávce chybí důležitý údaj
Do navazujícího systému se nepřenese ID výdejního místa, tracking kód, zvolený typ dopravy nebo jiný údaj potřebný pro expedici.
Export nebo import občas selže
Zásilka se nevytvoří, některý záznam je nutné ručně opravovat nebo není jasné, proč konkrétní objednávka neprošla.
Stav zásilky není tam, kde ho potřebujete
Zákaznická podpora, sklad nebo e-shop neví, zda je zásilka na cestě, připravená k vyzvednutí, doručená nebo vrácená.
Nejdřív si ujasníme, co má proces skutečně dělat
Cílem není přidat další integraci. Cílem je určit, kde vznikají data, který systém je zdrojem pravdy a jak bezpečně zpracovat běžné i nestandardní situace.
- Odkud přichází objednávka a kdo ji připravuje k expedici
- Jak se předává způsob dopravy, výdejní místo a údaje potřebné pro zásilku
- Kde vzniká tracking kód a kdo pracuje se stavem zásilky
- Jak a kdy se potvrzuje úhrada dobírky
- Jak se řeší doklady, úhrady, poplatky a výjimky v POHODĚ
- Kdo pozná, že přenos neproběhl správně, a jak jej opraví
Co budeme před technickým ověřením potřebovat
V prvním kontaktu stačí stručný popis problému. Přístupy řešíme až po domluvě na dalším kroku.
Jeden konkrétní problémový případ
Například nevyplacená dobírka, objednávka bez ID výdejního místa nebo zásilka, která se nepřenese do navazujícího systému.
Přehled zapojených systémů
E-shop, POHODA, Zásilkovna, současný doplněk a případně další interní systém, který do procesu vstupuje.
Současný postup a výjimky
Kdo dnes problém řeší, odkud bere data o dobírce nebo zásilce a co se děje, když přenos neproběhne správně.
Přístupy až po domluvě
Pro technické ověření mohou být později potřeba přístupy nebo ukázky dat. V prvním kroku je neposílejte přes formulář.
Jaké situace můžeme prověřit
Jsou to příklady možných témat, ne příslib univerzálního hotového konektoru.
Dobírky, výplaty a doklady v POHODĚ
Zjistíme, jak dnes párujete vyplacené dobírky s doklady a kde vzniká ruční kontrola. Návrh musí zohlednit i rozdíly, poplatky a výjimky ve vašem účetním procesu.
Výdejní místa a údaje pro expedici
Prověříme, zda se do navazujícího systému předávají údaje, které pro expedici skutečně potřebujete — například identifikace výdejního místa, typ dopravy nebo kontakt zákazníka.
Chybné či neúplné přenosy
Zmapujeme, proč některé objednávky, zásilky nebo údaje neprojdou správně a jak je označit dříve, než je musí někdo dohledávat ručně.
Tracking a stavy zásilek
Pokud potřebujete pracovat se stavem zásilky v e-shopu, skladu nebo interním systému, určíme, které stavy mají význam, odkud se berou a co se má stát při výjimce.
Stávající doplněk nestačí
Nejdřív ověříme, co umí vaše současné řešení. Vlastní úpravu má smysl dělat až tam, kde standardní nastavení nepokrývá konkrétní provozní potřebu.
Jak začneme
Než vznikne zadání nebo nabídka, potřebujeme společně potvrdit problém, technické předpoklady a hranice řešení.
01
Popíšete jeden konkrétní problém
Například: „Účetní každý týden ručně dohledává dobírky“ nebo „Do POHODY se nepropíší údaje o výdejním místě“.
02
Zmapujeme tok dat a výjimky
Projdeme, které systémy do procesu vstupují, jaká data předávají a které situace dnes vyžadují ruční zásah.
03
Navrhneme nejmenší rozumný další krok
Může jít o správné nastavení, opravu současného propojení, technický návrh nebo vlastní rozšíření.
Časté otázky
Máme hotový doplněk. Potřebujeme vlastní řešení?
Ne nutně. Nejprve ověříme, zda je problém v nastavení, omezení doplňku nebo v procesu kolem něj. Pokud standardní řešení stačí, nemá smysl navrhovat vlastní vývoj.
Umíte automaticky přenést dobírky do POHODY?
Nejdřív potřebujeme potvrdit, odkud data o úhradách přicházejí, jaké doklady používáte a jak se řeší poplatky či výjimky. Pak lze určit vhodný postup a rozsah.
Řešíte také e-shop, který je mezi Zásilkovnou a POHODOU?
Ano, pokud e-shop nebo jiný interní systém vytváří objednávky, předává data pro expedici nebo pracuje se stavy zásilek, patří do mapování celého toku.
Potřebujeme přenášet ID výdejního místa, ne jen jeho název. Je to možné?
Nejdřív prověříme, jaký údaj poskytuje váš e-shop, současný doplněk a Zásilkovna, a kam se má hodnota předat. Teprve potom lze rozhodnout, zda stačí konfigurace nebo je nutná úprava.
Kolik bude řešení stát?
Cena závisí na zapojených systémech, počtu datových toků, kvalitě vstupních dat a potřebě ošetřit výjimky. Nejdřív je nutné potvrdit konkrétní rozsah.
Nevíte, kde se proces expedice rozpadá?
Popište jednu konkrétní situaci se zásilkou, dobírkou nebo údaji v POHODĚ. Nejprve ověříme, zda stačí upravit stávající řešení — nebo zda dává smysl doplnit vlastní automatizaci.
Popsat problém s propojenímSouvisející propojení
Objednávky, sklad a doklady před expedicí
Pokud proces začíná v e-shopu, může být relevantní také propojení Shoptetu a POHODY — zejména pro objednávky, sklad a doklady před předáním do expedice.
Shoptet × POHODA → Shoptet × Zásilkovna: výdejní místa →