Integrace schvalování a účetnictví
MICROSOFT TEAMS × POHODA
SCHVÁLENÍ DOKLADŮ A VÝJIMKY
Faktura nebo objednávka čeká v e-mailu, protože není jasné, kdo má rozhodnout?
Běžné schválení v Teams může stačit. Prověříme až konkrétní mezeru: odpovědnost, limity, výjimky, auditní stopu a řízené předání účetního podkladu do POHODY.
Jedna rozhodovací větev, ne obecný konektor.
Rozhodovací tok
Kde se schválení ztrácí
Zpráva v e-mailu nebo chatu nestačí, když účetní potřebuje vědět, kdo rozhodl, podle jakého pravidla a co se stane při výjimce.
Není jasný vlastník rozhodnutí
Doklad čeká, protože schvalovatel, jeho zástup nebo finanční limit nejsou určeny pro konkrétní situaci.
Výjimka se vrací do e-mailu
Chybí objednávka, částka nesedí nebo dodavatel potřebuje doplnění; případ se ztratí mezi účetními a provozem.
Chybí dohledatelná návaznost
Rozhodnutí existuje v chatu, ale není zřejmé, který doklad a účetní krok k němu patří.
Nejdřív ověříme, zda stačí standardní Teams Approvals
Vlastní řešení nedává smysl, pokud běžný postup v Teams pokryje odpovědnost i potřebný záznam. Mapujeme jen konkrétní rozhodovací mezeru.
- Jaký typ dokladu nebo objednávky se schvaluje
- Kdo schvaluje podle částky, střediska nebo dodavatele
- Co má zůstat v Teams a co potřebuje účetní
- Jak se označí neúplný nebo sporný případ
- Jaká informace je nutná před dalším krokem v POHODĚ
Rozumný výsledek nemusí být nová integrace
Začínáme kontrolou současného procesu. Vlastní tok dává smysl pouze tehdy, když standardní schválení nezvládne konkrétní roli, výjimku nebo návaznost.
Kontrola současného schvalování
Prověříme, zda problém není v nastavení Teams, rolích nebo jasném zadání schvalovacího kroku.
Pravidla pro limity a zástupy
Rozlišíme, kdo může rozhodnout běžný případ a kdy se má věc eskalovat nebo předat zástupci.
Fronta účetních výjimek
Neúplné nebo sporné případy neskončí v e-mailu; zůstávají viditelné pro odpovědné rozhodnutí.
Předání účetního podkladu
Určíme minimální soubor potvrzených údajů, který účetní potřebuje před dalším zpracováním v POHODĚ.
Časté otázky
Nenahradí to standardní schvalování v Teams?
Často může. Nejdřív ověříme, zda standardní postup pokryje váš typ dokladu, role a požadovaný záznam rozhodnutí.
Vznikne automaticky zápis do POHODY?
Ne bez prověření konkrétního dokladu, dostupných dat a účetního postupu. Stránka neslibuje univerzální konektor.
Co potřebujete k prvnímu posouzení?
Jeden běžný případ, jednu výjimku, role účastníků a popis dnešního postupu. Přístupy ani citlivé doklady předem neposílejte.
Kolik bude řešení stát?
Rozsah závisí na typech dokladů, pravidlech, výjimkách a návaznosti na POHODU. Nejdřív potvrdíme konkrétní tok.
Související propojení
Schválená zakázka před objednávkou a fakturací
Pokud řešíte rozhodnutí už v obchodním procesu, podívejte se na návaznost RAYNET CRM a POHODY.
RAYNET CRM × POHODA: schválení zakázky a fakturace →Dohledáváte schválení dokladu ručně?
Popište jeden konkrétní doklad a výjimku. Určíme nejmenší rozumný další krok.
Popsat schvalovací problém